Per una piccola o media impresa i benefit non monetari possono fare la differenza sia nella gestione del costo del lavoro sia nella capacità di attrarre e trattenere le persone migliori. Tra gli strumenti più efficaci rientrano i buoni pasto, i buoni carburante e i buoni shopping, che uniscono semplicità amministrativa, flessibilità per il dipendente e interessanti benefici fiscali per l’azienda.
A differenza degli aumenti in busta paga, questi strumenti si collocano nel perimetro dei fringe benefit e possono godere, entro determinati limiti, di esenzione da imposte e contributi. Per le PMI, spesso alle prese con margini ridotti e budget limitati per il welfare, capire come utilizzarli in modo strategico significa trasformarli in un vero alleato della competitività.
Cosa sono buoni pasto, buoni carburante e buoni shopping
I buoni pasto sono titoli di legittimazione che consentono al dipendente di usufruire dei pasti durante la pausa pranzo o di altri generi alimentari presso esercizi convenzionati. Possono essere cartacei o elettronici e sono in genere collegati alla prestazione lavorativa giornaliera.
I buoni carburante, invece, permettono al lavoratore di rifornire il proprio veicolo in stazioni di servizio aderenti al circuito del gestore. Sono particolarmente utili per chi utilizza l’auto per recarsi al lavoro o per attività correlate all’attività aziendale, e sono spesso scelti da imprese situate in zone poco servite dai mezzi pubblici.
I buoni shopping hanno un raggio d’azione ancora più ampio: sono utilizzabili in una rete di negozi fisici o online per beni e servizi di vario tipo, dalla spesa alimentare all’elettronica, dall’abbigliamento al tempo libero. Per il dipendente si traducono in un potere d’acquisto immediato, per il datore di lavoro in uno strumento versatile, adatto anche a campagne di premi e incentivi mirati.
In tutti questi casi, l’azienda non eroga denaro diretto ma un benefit che, se gestito nel rispetto delle soglie previste dalla normativa, può godere di un trattamento fiscale molto favorevole.
Il quadro fiscale e i vantaggi per le PMI
Il grande vantaggio dei buoni rispetto a una normale erogazione in busta paga è dato dal fatto che, entro certi limiti, non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente. In pratica, fino alle soglie di esenzione previste di volta in volta per le diverse tipologie di buono, il lavoratore non paga imposte e contributi su quanto ricevuto e l’azienda può dedurre il costo secondo le regole vigenti, riducendo l’impatto fiscale complessivo.
Per i buoni pasto, la normativa distingue in genere tra formato cartaceo ed elettronico e prevede massimali di esenzione giornalieri. Per i buoni carburante e per i buoni shopping il loro inquadramento rientra spesso nel regime dei fringe benefit, con un tetto annuo oltre il quale il valore complessivo dei beni e servizi erogati diventa imponibile. In alcuni periodi il legislatore può innalzare queste soglie per favorire la domanda interna o sostenere il potere d’acquisto dei lavoratori.
Per una PMI ciò si traduce in due vantaggi concreti:
- può contenere il costo del lavoro rispetto a un aumento lordo tradizionale;
- può migliorare il clima interno, offrendo benefit percepiti come utili nella vita di tutti i giorni.
L’attenzione va posta sulla corretta pianificazione: servono controllo dei tetti di esenzione, coerenza con le policy aziendali e un dialogo costante con il consulente del lavoro o il commercialista per evitare errori di inquadramento.
Buoni e soluzioni di welfare
Integrare buoni pasto, buoni carburante e buoni shopping all’interno di soluzioni di welfare aziendale permette alla PMI di progettare un pacchetto di benefici moderno e flessibile, in grado di andare oltre il semplice stipendio.
Per i collaboratori, la disponibilità di questi strumenti si traduce in un sostegno concreto alle spese quotidiane: il pranzo durante la pausa lavoro, il pieno di carburante, la spesa al supermercato o lo shopping per la famiglia. Sono aspetti che incidono direttamente sul benessere percepito e che possono contribuire ad aumentare la soddisfazione e la fedeltà nei confronti dell’azienda.
Per l’impresa, il welfare basato sui buoni permette di:
- personalizzare i benefit in base alle esigenze delle diverse figure professionali;
- premiare performance e raggiungimento di obiettivi con strumenti fiscalmente efficienti;
- migliorare l’immagine aziendale come datore di lavoro attento alle persone.
In un mercato del lavoro sempre più competitivo, soprattutto per profili qualificati, offrire un pacchetto di benefit strutturato che includa buoni pasto, carburante e shopping può diventare un elemento distintivo, in grado di attirare e trattenere competenze chiave anche in una realtà di dimensioni contenute.
Guida pratica per l’imprenditore
Per aiutare l’imprenditore o il responsabile HR a orientarsi tra le diverse tipologie di buoni, può essere utile seguire alcuni passaggi logici:
- Analizzare la composizione della forza lavoro: è presente una prevalenza di personale d’ufficio, di addetti in mobilità, di lavoratori turnisti?
- Valutare l’area geografica e le abitudini: il luogo di lavoro è servito da ristoranti e supermercati convenzionabili, oppure le distanze rendono più utile il supporto al carburante?
- Definire obiettivi chiari: si vuole principalmente sostenere il costo della vita quotidiana, incentivare il raggiungimento di obiettivi commerciali, migliorare la retention o supportare il clima aziendale?
- Stimare il budget complessivo e verificare l’impatto fiscale: la soglia dei fringe benefit deve essere monitorata per evitare di trasformare il vantaggio in un costo aggiuntivo.
- Scegliere il provider e il formato più adatto: buoni elettronici, piattaforme digitali, carte prepagate e gestione centralizzata facilitano controlli e reportistica.
Seguendo questi passaggi, la PMI può individuare il mix più efficace tra buoni pasto, buoni carburante e buoni shopping, costruendo un progetto coerente con la propria realtà, sostenibile nel tempo e facilmente comunicabile ai dipendenti.
Consigli operativi per una gestione efficiente
Una volta scelto il pacchetto di benefit, è essenziale curare la parte operativa per sfruttarne al meglio i vantaggi fiscali e motivazionali. Alcuni accorgimenti possono fare la differenza:
Un primo aspetto riguarda la comunicazione interna. Spiegare in modo chiaro ai dipendenti come funzionano i buoni, dove possono essere utilizzati, quali limiti giornalieri o annuali sono previsti e come vengono distribuiti contribuisce a renderli davvero apprezzati. Una comunicazione confusa rischia di trasformare un beneficio in fonte di frustrazione.
Serve poi un monitoraggio periodico dei valori erogati. Incrociare i dati tra amministrazione del personale e consulente fiscale consente di verificare il rispetto delle soglie di esenzione e di pianificare eventuali modifiche in corso d’anno, evitando spiacevoli conguagli.
Non va trascurato il tema della digitalizzazione: preferire buoni elettronici o soluzioni gestite tramite app permette un controllo puntuale, riduce gli errori di conteggio, limita il rischio di smarrimento e semplifica la gestione contabile. Per una PMI, spesso priva di strutture amministrative complesse, questa semplificazione è un valore aggiunto importante.
Infine, integrare buoni pasto, carburante e shopping con altri strumenti di benessere aziendale, come formazione, flessibilità oraria o smart working, contribuisce a creare una politica di welfare completa, capace di migliorare la qualità della vita delle persone e, al tempo stesso, la competitività dell’impresa sul mercato.