Nelle fasi iniziali di una startup, ogni spesa può influenzare la sopravvivenza stessa del progetto.
La gestione finanziaria assume un peso determinante quando le risorse sono limitate, il fatturato ancora incerto e la pressione per raggiungere il breakeven diventa quotidiana. Per ottimizzare i costi, è importante distinguere tra le spese che generano valore e sprechi evitabili, allocando le risorse in modo intelligente per massimizzare l’impatto di ogni investimento.
Promuovere fin dall’inizio una cultura della disciplina finanziaria, senza sacrificare la velocità e l’innovazione, rappresenta uno dei fattori chiave che distingue le startup destinate a crescere da quelle che esauriscono prematuramente le risorse.
Come identificare gli sprechi
Identificare gli sprechi richiede un’analisi che vada oltre le voci più evidenti. Per esempio, abbonamenti software inutilizzati, duplicazioni di strumenti che svolgono funzioni simili, o servizi sottoscritti in fase di test e mai disdetti possono arrivare a comportare costi anche piuttosto impattanti, ma spesso trascurati dalle startup.
Adottare strumenti che consentono di tracciare le spese in tempo reale elimina il ritardo tra il momento in cui viene sostenuto un costo e quello in cui se ne prende consapevolezza, permettendo interventi tempestivi quando emergono anomalie.
Un framework utile nella fase di allocazione delle risorse è la regola 70/20/10: destinare il 70% del budget alle attività core che generano fatturato, il 20% a iniziative adiacenti che potrebbero diventare nuove fonti di ricavo e il 10% a sperimentazioni che, pur essendo rischiose, potrebbero aprire opportunità trasformative.
Negoziare con i fornitori: ottenere condizioni migliori
Le startup tendono spesso a sottovalutare il proprio potere negoziale, assumendo che le dimensioni ridotte impediscano di ottenere condizioni favorevoli dai fornitori. In realtà, molti vendor sono disposti a offrire sconti significativi a realtà emergenti, sia per acquisire referenze in segmenti innovativi sia per costruire relazioni di lungo periodo con clienti che potrebbero crescere rapidamente. Presentarsi con trasparenza, condividendo il proprio piano di crescita e le prospettive di aumento dei volumi, può aprire spazi di negoziazione insospettati.
Il tema dei termini di pagamento merita particolare attenzione nella gestione della liquidità. Ottenere dilazioni più lunghe dai fornitori mentre si cerca di incassare rapidamente dai clienti migliora il ciclo del capitale circolante, riducendo la necessità di finanziamenti esterni. Tuttavia, alcuni fornitori offrono sconti interessanti per pagamenti anticipati: valutare caso per caso quale opzione risulti più conveniente richiede una visione chiara dello stato della cassa e delle previsioni finanziarie.
Consolidare gli acquisti presso un numero limitato di fornitori, quando possibile, aumenta i volumi per singolo partner e rafforza il potere contrattuale. Inoltre, strutturare contratti flessibili che prevedano scalabilità nei volumi e nei servizi consente alla startup di adattare le spese alla propria traiettoria di crescita senza vincolarsi a impegni eccessivi nelle fasi iniziali.
Automatizzare i processi di acquisto: ridurre costi amministrativi
Uno degli sprechi meno visibili ma più insidiosi nelle startup riguarda il tempo e le risorse assorbite dalla gestione tradizionale degli acquisti.
Quando ogni ordine richiede scambi di email per ottenere approvazioni, ricerche manuali tra fornitori, confronto di preventivi in fogli Excel e successiva gestione delle fatture, il carico amministrativo cresce rapidamente. In una startup dove ogni persona dovrebbe concentrarsi su attività ad alto impatto, dedicare ore alla burocrazia degli acquisti rappresenta un costo opportunità significativo.
Gli errori e le duplicazioni che inevitabilmente accompagnano i processi manuali generano sprechi diretti: fatture pagate due volte perché non è stata rilevata la duplicazione, ordini effettuati a fornitori non autorizzati con condizioni economiche peggiori rispetto a quelle negoziate, mancanza di visibilità sulle spese effettive fino alla chiusura del mese quando ormai è troppo tardi per intervenire. Strutturare il ciclo degli acquisti attraverso sistemi che automatizzano le diverse fasi, dalla richiesta all’approvazione fino al pagamento, elimina questi problemi e libera risorse preziose.
A questo proposito, è possibile approfondire l’impatto della digitalizzazione del processo degli acquisti aziendali leggendo la guida sui vantaggi del procure to pay per gli acquisti aziendali sul sito di RS.
Controllo della spesa: governance senza burocrazia
Anche implementare controlli sulla spesa è fondamentale per la crescita di qualsiasi startup.
Definire policy chiare su chi può autorizzare determinati tipi di spesa e fino a quali importi crea trasparenza e responsabilità, evitando che decisioni significative vengano prese senza adeguata valutazione. Stabilire soglie di approvazione differenziate in base al ruolo e al tipo di spesa consente di mantenere agilità per gli acquisti ordinari mentre si garantisce una revisione più attenta per gli impegni economici rilevanti.
Gli strumenti digitali moderni permettono di gestire le autorizzazioni in modo rapido, senza rallentare l’operatività. Notifiche automatiche, approvazioni via mobile e flussi di lavoro configurabili consentono ai responsabili di validare le richieste in pochi secondi, eliminando i colli di bottiglia tipici dei processi tradizionali.
Più importante della struttura formale risulta però costruire nel team una cultura del costo-consapevolezza: quando ogni membro dell’organizzazione comprende la situazione finanziaria complessiva e l’impatto delle proprie decisioni di spesa, le scelte diventano naturalmente più oculate senza bisogno di controlli oppressivi.
Quali indicatori monitorare per migliorare
Gestire efficacemente i costi richiede un monitoraggio costante attraverso metriche che forniscano indicazioni chiare sullo stato di salute finanziaria della startup.
Il burn rate mensile, calcolato come differenza tra entrate e uscite, indica la velocità con cui si consuma il capitale disponibile. Proiettare questo dato permette di calcolare il runway, ovvero quanti mesi di operatività restano prima di esaurire le risorse, fornendo un senso di urgenza concreto per raggiungere nuovi traguardi o chiudere ulteriori round di finanziamento.
Oltre alle metriche puramente finanziarie, monitorare il CAC, cioè il costo di acquisizione cliente, e metterlo in relazione con il LTV, il valore generato da ciascun cliente nel tempo, consente di valutare la sostenibilità del modello di business. Se acquisire un cliente costa più di quanto questo genererà in ricavi, la crescita diventa insostenibile indipendentemente dall’efficienza operativa.
Anche il costo per dipendente, rapportato alla produttività individuale, offre indicazioni preziose sull’efficienza organizzativa e aiuta a identificare aree dove potrebbero servire investimenti in strumenti o formazione. Costruire dashboard che aggreghino queste informazioni e le rendano accessibili in tempo reale al team di leadership facilita decisioni tempestive e basate su dati oggettivi.
Un mindset che deve permeare l’intera organizzazione
L’ottimizzazione dei costi rappresenta quindi un mindset che deve permeare l’intera organizzazione, influenzando ogni decisione quotidiana. Bilanciare frugalità e investimenti strategici richiede giudizio, esperienza e soprattutto la capacità di distinguere tra spese che avvicinano al breakeven e sprechi che allontanano da questo obiettivo. La disciplina finanziaria, lungi dall’essere un vincolo che limita la crescita, costituisce un vantaggio competitivo che consente alla startup di durare abbastanza a lungo da trovare product-market fit, iterare sul modello di business e costruire le basi per una crescita sostenibile.
Le startup che padroneggiano fin dall’inizio l’arte di fare di più con meno non solo sopravvivono alle fasi critiche iniziali, ma sviluppano un’efficienza operativa che diventa parte integrante del loro DNA competitivo quando arriva il momento di scalare.